書類の二度読みを防ぐには?
ビジネスの現場では、目を通さなければならない書類はたくさんあります。

メールによる連絡が増えているとはいえ、いまだに紙の書類も多いですよね。

紙の書類に向かうときに重要なことは・・・



同じ書類を2度読まない!




ということです。
これを徹底するだけで、かなりの時間が節約できます。


ところが、仕事の現場では色々な邪魔が入ります。
あなたが書類に目を通している間に、電話がかかってくることって多いですか?

電話でメモを取らないといけない場合などは、
電話の後、再度書類に向かうと


・・・どこまで読んだっけ?



てなことになったりします・・・。


そんな事態を防ぐためには、マーカーやアンダーラインをしながら読むのが
おすすめです。


どこまで読んだか分かるし、もしもう一度読む必要があっても、
目を通すスピードが格段にアップします。

ここまでは色んな人が言ってることなんですが、ここからがミナクチ流です。



ポイントは・・・

マーカーには黄色の蛍光ペンを使う。

です。

黄色の蛍光ペンが何で良いのか?

1.見た目が汚くならない
  赤ボールペンでアンダーラインとかするのは見苦しい、と思うのは
  私だけでしょうか・・・。
  

2.コピーしても写らない
  ピンクや青の蛍光ペンではコピーに出るのですが、黄色は全く出ません。
  (やったことがない人は一度やってみて下さい。驚きますよ。)

  コピーすれば、マーキングする前の原紙に戻ります。
  原紙に戻せるという気楽さから、マーキングすることに抵抗が無くなります。


マーキングする習慣は、時間の無駄を確実に減らしてくれます。
ぜひ試してみてください。


私の場合は、最近になってようやくメールよりも紙の方が少なくなりました。
それでも、一日に数十枚の書類に目を通す必要があるんですよね・・・。
完全ペーパーレス化って、いつになるのやら・・・。
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# by bizark | 2005-07-01 06:05 | 明日から役立つノウハウ
1時間=2%の法則
あなたは1日のうち何時間を仕事に費やしているでしょうか?


仮にあなたが、月~金曜日に通常の8時間勤務をし、残業が平均2時間
だったとしましょう。


   注)これでは○○協定に反してしまいますが・・・実態はもっと長い
     残業の方もたくさんいるはず・・・(ToT)



1週間に仕事に使える時間は50時間になります。


例えば、ある週に1時間の会議があったとします。
その会議はあなたにとって、無駄な会議だったとします。


あなたはその週の仕事時間の何パーセントを無駄にしてしまったの
でしょうか・・・?

そうです。1時間で2%になります。意外と多いと思いませんか?


あなたの勤め先には、やってもやらなくても仕事の結果に影響しない
会議ってありませんか?

私の経験では、そういう会議ほどダラダラと2時間以上も続いたりすることが
多かったです。そうすると、5%以上の無駄が発生したことになります。



アウトプットの無い会議には、




消費税増税と同じくらい、断固として反対しましょう。





仕事時間も、プライベートも、あなたの時間の使い方を
コントロールするのはあなたです。
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# by bizark | 2005-06-29 22:59 | 明日から役立つノウハウ
手帳の本質
あなたは自分の時間が上手く管理できていると思いますか?

時間を無駄に使ってしまったと後悔したりしませんか?



人にとって、時間を無駄にしないっていうのは、
とても難しいことだと思いませんか?

だって・・・


例えば、お金は形があって見えるものです。

それでもたまには、



無駄使いしたなー・・・。




と思うことがありませんか?



目に見える、お金でさえ無駄使いしてしまうのに


目に見えない時間を無駄使いしないって・・・



実はとても難しいことなんじゃないでしょうか?




  (お金は銀行に預けてしまうと見えないぞー、というツッコミがあるかも
   しれませんが、いつでも紙幣や硬貨に替えられるということで・・・)




時間は見えないものなので、時間の使い方くらいは見えるようにしようよ!

というのが、手帳の本質だと思います。


そう、私たちが管理できるのは、時間そのものではなく、
時間の使い方、なのです。


時間の使い方をどうやって見えるようにするか?
と、いうのが手帳を選ぶときに一番重視するべきだと私は考えています。


手帳の選び方を語る中で、どうしても言っておきたかったことを
今日は書いてみました。

あなたはどう考えますか?
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# by bizark | 2005-06-28 22:33 | 手帳の選び方
手帳はまだ買うな!(2)
手帳の選び方続編です。

この図を見てください。

e0007328_21333132.jpg


前回説明した

タイプ1  アポイント等の予定を管理する

タイプ3  日々の時間管理のために使う

タイプ4  人生の目標を管理する


を図示するとこんな感じです。

(タイプ2  記録を取る  は、どの手帳にも付加されている機能なので除外しています。)


赤い矢印のように、いっぺんに両方を求めると、手帳が嫌いになって挫折する
危険性があります・・・昔の私がそうでした。

そこで、


とにかく時間が無くて困っている
人はブルーのライン

時間を無駄にしてしまって後悔することが多い
人はグリーンのライン

と進むと、挫折の危険が少なくてすみます。



注意してください。逆パターンは赤の矢印と同じくらい危険です・・・・。



もし、あなたが既に3+4のタイプの手帳を買ってしまっているのならば・・・、
いっぺんに全てのページに書き込もうとするのではなく、自分に必要なページから
使っていくことをおすすめします。


タイプ3やタイプ4の手帳にも色々あるので、
順次、特徴や使用感などを解説していきます。
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# by bizark | 2005-06-27 21:47 | 手帳の選び方
手帳はまだ買うな!
時間管理のやり方について述べていたのですが、その中でいろいろ
言いたいことがあって・・・なかなか手帳の選び方までたどりつきませんでした。

本来はこのブログのメインテーマの一つなんですが・・・、私は手帳研究家ですし・・・。

もし、手帳を買おうとしている人がいたら、
手帳の選び方を説明し終わるまで、買うのを待っていただけるとうれしいです。
(といっても、説明は1回では終わりません・・・しばしお付き合いをお願いします。)



前に述べたように、私は時間管理のやり方を、

 1.頭にインプット型 (手帳なんか使わない!派)

 2.パッシブ手帳型 (とりあえず予定だけは書くタイプ)

 3.ITモバイル型 (PDA=マルチな目覚まし時計?を使うタイプ)

 4.パソコン使用型 (グループウェアとかアウトルック=まだ使いにくい)

 5.アクティブ手帳型


に分類しています。


手帳なんて、適当に予定が書ければいいやー。



という人は、ここまでこのブログを読んでいないことでしょう。



ここまで読んでいただいているあなたは、時間管理や仕事の管理に対して、
何かを改善したいと思っていますよね?

具体的には、


  時間を無駄にしてしまって後悔することが多い!

  自分の仕事と時間をうまく管理して、成果を上げつつ仕事時間を減らせないか?

  仕事だけでなくプライベートも充実させたい!

  いつも仕事に追われているようでストレスが溜まる。何とかならんか?

  仕事から早く帰れないので、夫婦仲が悪くなりそうだ・・・?


てなことを考えていたりするのではないでしょうか?
(他にいろいろお悩みがあるかと思います。他の悩みをお持ちの方は、
 興味があるので、ぜひコメントをください・・・)



そんな悩みを上手く解消するためには、手帳を上手く使うしかないのです!

それも、単なるアポイント管理ではなく、時間や目標を管理するために
アクティブに手帳を使いこなす必要があるのです。

そこで手帳の選び方です。
私は手帳の機能を大きく4つに分類しています。 その4つとは・・・


 1.アポイント等の予定を管理する
   (普通の手帳:会社から支給されたりするやつです。)

 2.記録を取る
   (小さなノートとして使う:モールスキン等)

 3.日々の時間管理のために使う
   (スキルアップ、仕事能力改善のために使う)

 4.人生の目標を管理する
   (目標・夢などの達成のために使う)


です。

最近、手帳の種類が増えてきたのは良いことなのですが、

それぞれがどこを重視しているのかは、実際に買ってみないと
よく分からなかったりしませんか?

買ってみたら自分の使い方と合わなかったりすると悲劇です。



私は数年前、手帳研究家となるべく、各種の手帳を買いあさりました。


上記1はアポイント管理の機能しかないタイプで、市販のものは普通これです。
これらは単なる予定管理の領域を出ることは無いので、私は無視しています。

  ただし、パッシブ型の手帳でも、記入欄が大きめのものは、使い方次第で
  アクティブ型のように使うことが可能です。
  その裏技は?・・・ スンマセン。今回と別テーマなので、また今度に・・・。


上記2の記録機能はどの手帳にもあります。

記録機能のみになっているのが、モールスキンなどの小型のノートです。

通常、手帳はスケジュール機能と記録機能が同じ見開きに入っています。

週間1ページの手帳よりは、1日1ページの手帳の方が、記録機能が
優れているということになります(検索性はあまり良くないですが・・・。)

アメリカ発の手帳は、この記録機能を重視しているようです。
これがあると、いつ、何をしたかが証明しやすいというメリットはあります。



私がアクティブ手帳と分類しているものは、上記3か4、またはその両方の
機能を重視したものです。


あなたのタイプに合わせて、大きく分類してみます。
(それぞれのタイプはどっちが偉いとか、そういうのは無いので、
 素直に考えてみてください。)




いきますよ・・・





あなたは次のどちらにあてはまりますか・・・


A - とにかく時間が無くて困っている

B - 時間を無駄にしてしまって後悔することが多い




次の質問です。


あなたは次のどちらにあてはまりますか・・・


イ - 手帳をつけようと思っても真面目に1年以上続くことはほとんど無い

ロ - 手帳は毎日使っているが、もっといい手帳が無いか探している






終了ー!

(解説)
Aのタイプの人には3のタイプの手帳が

Bのタイプの人には4のタイプの手帳が向いています。

また、
イのタイプの人には記入項目の少なめのものが向いています。

ロのタイプの人はどちらでも大丈夫な可能性が高いです。


特に重要なのが、AとBの違いです。
Aの人が4のタイプを使うと、挫折して自信を失う悲劇が起こる可能性が
高いのです・・・。

(つづく)
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# by bizark | 2005-06-26 22:45 | 手帳の選び方
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あなたは時間に追われるように生きていませんか?  時間を無駄にしてしまったと後悔することはありませんか? このブログは時間をうまく味方につける方法について研究します
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K.MinakuchiのProfile

19??
 北陸地方に生まれる
1986
 大学で化学と関西弁を学ぶ
1993
 同大学院修士課程修了。
 自動車部品メーカーに勤務
1996
 会社勤務をしながらスクーバ
 ダイビングの修行を始める
1997
 ダイビング修行の成果として
 ダイブマスターを取得
2000
 オープンウォータースクーバ
 インストラクターの資格を
 取得する
 数百人の生徒さんを海に
 案内し、人から感謝される
 喜びを知る
2000
 自ら開発した製品が大ヒット
 したのはよいが、仕事が強烈
 に忙しくなってくる。
2003
 開発した製品と共に、
 研究部門→開発部門
 →生産技術→品質保証と
 各部門を渡り歩き、各部門の
 華やかな部分と泥臭い部分
 を経験。
2005
 会社勤めの中で
 編み出した時間管理手法を
 世に問うべく会社設立。

ビジネスツールデザイナー
有限会社ビズアーク 代表

手帳研究家



信条は・・・
努力と才能ではなく、環境とツールがあなたを変える!







このブログでは時間に対する私の考えを主に述べています。
もう一つ、時間管理術のテクニック的な部分と、書評を書いているサイトもありますので、そちらも見ていただけるとうれしいです。
      

時間管理術研究所 by K.Minakuch



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