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あなたの仕事を「トリアージ」してみたら?

ケン・ブランチャードという人が書いた、「1分間自己管理」という本があります。

   ( ↓ ここで紹介しています。)
    http://jikan.livedoor.biz/archives/29146751.html

この本の中で、
仕事などの優先順位をつけるために、

 すべてを「トリアージ」せよ

と書かれています。


トリアージとは、緊急性、けがの程度、助かる可能性などによって、
負傷者に優先順位をつけることを指すそうです。

この本では、個々の仕事やプライベートに優先順位をつけるのも、
トリアージのようにやるべきだ。ということが書かれています。

しかし、それ以上詳しくは書かれていなかったので、
気になって、トリアージについて調べてみました。



トリアージ (Triage) は元々は軍隊用語らしいのですが、
現在は災害発生時の救命活動で使われています。

   トリアージとは、災害発生時など多数の傷病者が同時に発生した場合、
  傷病者の緊急度や重症度に応じて適切な処置や搬送を行うために
  傷病者の治療優先順位を決定することをいう。


という記載が下記のリンクにありました。
http://ops.umin.ac.jp/ops/tech/ops16toriage/yosida.html




救命活動の現場でトリアージが必要とされるのは、
限られた資源(医師の数)で、最大多数の傷病者を救うため です。

限られた資源(時間)で、最大多数の仕事を成し遂げたい と考えると、
私たちの生活にもトリアージが必要なことが納得できます。

   (ここでいう仕事とは、「やらなければならないこと」であり、
    プライベートも含んだものと考えてください。)


生活の中での優先順位のつけ方をトリアージ風に考えてみます。


その1  仕事の優先順位の評価

私たちの元に運ばれてくる仕事をこう評価してみたらどうでしょうか?


 重症度 → この仕事をやらないと、どんな規模の損害が発生するか?

 緊急度 → この仕事はいつまでに終わらせないと問題が発生するか?

 助かる可能性 → 今の状況でその仕事をやり遂げられるのか?



こう考えてみると、優先順位のつけ方が変わるかもしれませんね。


その2  やめる決断、やらない決断

次に、救命活動でトリアージが必要とされる状況は、
医療活動の資源(医師の数)が足りない場合です。

その現場では、ただちに治療が行われないと死亡する負傷者が優先されます。

そして、明らかに生存の可能性が無い負傷者には治療を行わない、
という選択をしなければならない場合もあるわけです。

その選択をする人は非常につらい思いをしながら、
できるだけ沢山の人を救おうとするのでしょう・・・。


私たちの生活に置き換えると、

やり遂げられられない可能性が高い仕事は、
勇気をもってやめることが必要になる場合がある。


と考えられます。

やりかけたことを完全にやめてしまうのは勇気のいることですが、
他の仕事とのバランスを考えると、やめる決断も必要ということです。

また、
頼まれた仕事に対して、勇気を持って、
「No」ということが必要な状況がある。


とも考えられますね。


その3  繰り返し行う


   トリアージにあたって銘記すべき重要なこととしては、
  トリアージとは、その状況下におけるもので、
  絶対のものではないということであり、状況が変われば、
  トリアージカテゴリーも変わるということである。

  患者の状態も変化するし、医療資源や搬送条件も変化するため、
  トリアージは繰り返し行わなければならない。


という記載が下記のリンクにありました。
http://www.yokosukashi-med.or.jp/topics/saigaimanual/3.htm
  (上記のトリアージカテゴリーというのは、すぐに治療すべきかどうかを
   負傷者の程度によって4段階に分類することです。)



例えば、程度の軽い負傷者の手当て中に、もっと重症の負傷者が
運び込まれた場合、最初の負傷者は治療を中断されることもあるでしょう。

大丈夫だと思った患者の容態が急に悪くなることもあるでしょう。


私たちの生活でも、

「やるべきこと」はしょっちゅう増えたり減ったりするし、
手伝ってくれる人が現れることもある。
それに伴って、トリアージしなおすべきだ。


ということになります。


その4  周囲の声に惑わされてはいけない

トリアージをする時には、 大きな声で痛がっている からといって、
その患者を優先してはいけないそうです。

あくまでも傷病の程度で判断すべきというわけです。


また、トリアージは 基本的に1人が行うそうです。

1人でやって判断を間違う可能性もあるでしょうが、
2人以上でやって、決断を遅らせることになるのは
もっとリスクが大きいということでしょう。


これらも、そのまま私たちの仕事に置き換えることができると思います。


組織で仕事をしていると、その中には声の大きい人や小さい人がいます。

声の大きい人の仕事を優先すべきではなく、あくまでも仕事の状況を
見て判断すべきだと思います。



また、
どの仕事を優先すべきかという判断は、基本的に自分で行うべきである。

と思います。

周りの声に左右されていては、大事な仕事を遅らせてしまうリスクがあります。
それがその仕事の致命傷になってしまう可能性も考える必要があるでしょう。。

  そうなったときに周りの人は責任を取ってくれるかどうか? 

と、自分に問いかけてみれば答えは明らかだと思います。

唯一の例外は、自分の仕事に対して責任を取ってくれる上司
ということになります。


じゃあ、部下の仕事に責任を取ってくれない上司はどうする・・・?

そんなのは、適当にあしらって、自分の仕事を頑張りましょう(^_^;)



以上、トリアージを私たちの仕事に応用したらどうなるか?
と考察してみましたが、意外なほど共通点がありました。

あなたも自分の仕事、生活でトリアージの考え方を活用してみてください。

――――――――――――――――――――――――――――――

トリアージについて、分かりやすい説明がありました。
(神奈川県のホームページです。)
http://www.pref.kanagawa.jp/osirase/fukusisomu/iryotaisei/triage.htm

トリアージについてのリンク集
http://www2.j-bma.or.jp/bmi/ank/q2_lnk.asp
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by bizark | 2005-07-30 01:47 | 明日から役立つノウハウ
MモードとDモード
Mモード、Dモードって聞いたことがありますか?

「MモードとDモードの法則」
大野 裕 著

という本に出てきます。

強気でプラス思考の元気なパワーの「そう(Mania)」
弱気でマイナス思考になってしまうパワーの「うつ(Depression )」

著者の大野さんは、それぞれの頭文字をキーワードにして、
Mモード、Dモードと呼ぶことを提唱されています。


なぜ「M型」ではなく「Mモード」かと言うと、
私たちの心はこの2つのモードの間でゆらいでいるということを
言いたいためなのです。


 ハイになる。調子に乗る。楽観的。自信がある。  → Mモード

 ブルーになる。慎重になる。悲観的。自信を失う。 → Dモード

といった感じでしょうか。


言われてみれば、私も思い当たるフシがあります。

仕事をバリバリこなせる日(Mモード)と、必要以上のことは
やりたくない日(Dモード)があったりします。
あなたにもありませんか?



ところで、自己啓発や時間管理を説いた本の多くは、いかにして
Mモードの自分にするか。という趣旨で書かれているように思います。

もちろん、目的意識や、動機付けによってMモードに近づけるという
やり方は有効だと思いますし、私も使っています。


でもDモードの自分を否定してしまって良いのでしょうか?



Dモードの自分を否定することは、逆にストレスを招くと私は思います。
(抑圧されたものはいつか吹き出してしまうのでしょう。)


  Dモードの自分を押さえ込もうとして、無理やりMモードになろうと
  している自分に気がついたり・・・
  (私はこういう時、周りの人への気遣いが出来なくなっていました・・・。)

  反動で強烈なDモードになってしまったり・・・。
  (私は、休みの日に何もする気が起きなくなったりしました・・・。)


そんなことも多かった私ですが、Dモードの自分も認めることで、
MモードとDモードの振れが小さくなり、より前向きになれたように思います。


このブログを読む方は、自分の時間管理や、仕事のやり方を改善したいと
思っている人が多いと思います。

1つ意識しておいてください。

それは、Mモードの自分だけでなく、Dモードの自分にも合ったやり方か?


そう自分に問いかけることで、本当にあなたに合ったやり方が見つかる
と思います。
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by bizark | 2005-07-25 21:46 | 時間と心理学
自分の時間を取り返すためには?
あなたは、

時間をムダにしてしまった・・・



って後悔したことありますか? ありますよね。
今までの人生で一度も無い!って人は多分いないと思います。


やろうと思って立てた計画が達成できなくて、

わたしって、ダメ人間・・・?


って思ったことのある人も結構いるのではないかと思います。
私もそうでしたから・・・(^_^;)


でも、後悔するってことは見込みがあるってことです。
本当はこうしたかった。っていう理想像があるってことですから。

おぼろげなものであったとしても、理想像があるのと無いのでは
大きな違いがあると思います。

後悔したことがあるってことは、自分の中に理想像を持っている
ってことなので、これから理想に向かって進める見込み大ありです。



ただし、いつまでも同じ後悔をくり返していても、前には進めません。

あなたに必要なのは、後悔をすることではなく、今までと違うやり方
に変えることではないでしょうか。

例えば、

・ややこしい手帳を使って挫折したので、簡単で効果的な時間管理
 の方法を探してみる。 (←私がこれでした)

・自分の目標のために勉強する時間が取れなかったのなら、
 無駄な時間を少しずつ削ってみる。

・家族と過ごす時間が取れなかったのなら、帰宅時間を決めて、
 絶対にその中で仕事を終わらせるように工夫してみる。


など、やれることはいろいろあるのではないでしょうか?


手はじめに、テレビを観る時間をどこまで減らせるか、
一度試してみてはいかがでしょうか?

私も現在トライしています・・・元々あまり観る時間は無かったの
ですが、現在は決めた番組以外は全く見ないようにしています。
(余談ですが・・・決めて観ている番組の1つは、海猿というドラマ
 です。原作のマンガもおすすめ。めっちゃ泣けます・・・。)


で、やってみて分かったのですが、テレビを見ないと決めると
心に余裕ができた気がします。

テレビは楽しみのために見ていると思い込んでいたのですが、
実は違うのかな・・・?


あなたも少しだけ、今までとやり方を変えてみませんか?
もう少し、ハッピーな時間が手に入るかもしれないですよ。
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by bizark | 2005-07-17 22:51 | 夢や目標を達成するために
サザエさんの憂鬱
日曜の夜って、なんだか憂鬱になりませんか?


私の子供のころは、サザエさんを見終わると、

日曜日終わっちゃった。明日から学校か・・・。


って、ちょっとブルーな気持ちになったものです。
この感覚分かる人多いんじゃないかな?・・・(^_^;)。


・・・と思っていたら、こういう気分は「サザエさん症候群」
呼ばれていることを知りました。

同じ気分を感じていた人は、かなり多いってことですね。


ところで、今のあなたはどうでしょうか?

 (サザエさんを見てますか? ということではないですよ・・・)


日曜の夜や、月曜の朝を迎えるときって、子供のころとは違う、
もっと強いストレスを感じることはないでしょうか?


私は以前は時々ありました。

これからまたキツい1週間が始まるのか・・・という思いは、
仕事をやっている以上避けられないと思っていました。

俺は仕事をバリバリやってるんだから、少しくらいのストレスは
仕方がない! って自分に言い聞かせてもいました。


でも、あることを始めてから、
そのストレスの原因のほとんどは自分自身にあったことに気がつきました。



月曜の朝のストレスの原因は、

仕事がたくさん待っているから


ではなく、

どんな仕事が待っているか憶えていないから


だったのです。



月曜の朝のストレスを避けるには、前の週の金曜までの間に、

次の週にやらなきゃいけないことが何か

それを1週間の中でどう配置するか


が、ある程度見えるようにしておく必要があります。


これを無理なく素早くできるということが、
ストレスなしに時間管理するための必要条件の1つだと
私は考えています。


見開きで1日の手帳をおすすめしない理由の1つは
こういうことなんです。


見開き1週間または2週間の手帳を使って

次の週にやるべきことを配置する



これがストレスなしに時間管理する重要なポイントの1つです。

一目で全体が分かるように、ということが重要です。
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by bizark | 2005-07-09 14:45 | 時間のストレス
時間の使い方って教わってない?
あなたは今までにどんなふうに時間の使い方を教わってきたでしょうか。


私が学校で教わったことと言えば・・・

時間は守らないといけない。遅刻しちゃいけない。

宿題は早めに済ませなさい


といったことをくり返して教えられたような気がします。


会社に入ってからはどうでしょうか・・・

納期には間に合わせないといけない。

お客様との面会の時間には絶対遅れてはいけない。

っていうのは当たり前のことになっていますよね。


でも、考えてみてください。

今言ったような、時間の使い方に対する教えは全部、


守らなければ怒られる・・・。



っていうことですよね。


人間は本来、時間に追われて生きるのは苦手な生きものだと
私は考えています。

でも、生命本来のリズムよりも、もっと細かく時間を刻む社会を
私たち人間は作ってきたのではないでしょうか。

そういった社会に適応させるために、

守らないと怒られる


ということを私たちはくり返し教えられてきたのです。


その反動として、


自分にとって楽しいことあっても、やらなくても怒られないことは
あとまわしにしてしまう・・・。



というクセがついていないでしょうか?


私たちが生きていく時間の中で、

やらなくても誰にも怒られないけど、
自分が楽しいから時間を費やしてでもやること


の数をもっと増やしてみてもよいのではないでしょうか?


あなたにとって、

やらなくても誰にも怒られないけど、
自分が楽しいからやること

ってなんでしょうか?
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by bizark | 2005-07-04 20:50 | 気分転換に・・・
手帳はまだ買うな!(3)

手帳には4つのタイプがあって、選び方には注意しないといけない
ことまでは以前に言いました。

 (まだ読んでない方は、右のカテゴリーから、”手帳の選び方”を
  クリックして読んでみてください。)


今日は、とにかく時間が無くて困っている人向けの解説です。

手帳の4つのタイプをもう一度言います。

  1.アポイント等の予定を管理する (普通の手帳)

  2.記録を取る (小さなノート)

  3.日々の時間管理のために使う (スキルアップ、仕事能力改善)

  4.人生の目標を管理する (目標・夢などの達成)


タイプ3とタイプ4を両方兼ねそなえようという狙いで作られているものに
フランクリンプランナーや、熊谷式夢手帳があります。

また、タイプ3の機能に絞り込んだものとして、
超整理手帳があります。


自称手帳研究家の私は、全部購入しています・・・(^_^;)。

  ちなみに私は、現在自分で作った手帳を使っています。
  タイプ3の究極の手帳・・・と自負しているのですが、
  現在、シンプルなタイプ4機能を追加するための開発中です。
  完成したら紹介しますね(^_^)。


と、いうわけで今すぐ手に入るタイプ3、3+4手帳の解説です。


フランクリンプランナー

 タイプ3+4タイプ手帳の代表格です。

 解説本もいくつか出ているので、興味がある方は買う前に
 読んでみると、どんな手帳なのか大体分かると思います。

 構成は、
  価値観/ミッションの演習シート
  目標を記入するシート

  等々があり、それ以外に1週間コンパスと呼ぶ
  その週の優先事項を記入する小さいシートがあります。

  日々の時間管理はデイリーページと呼ぶシートを使うのを
  推奨しています。

 私は以前にこの手帳を半年ほど使っていたのですが、
 仕事が忙しくなったタイミングで、使わなくなってしまいました。

 と、いうのは、デイリーページがちょっと使いにくいのです・・・。


 以下は私の例なので、あくまでも参考に・・・

  仕事が全て計画ぴったりに進んでいれば問題無いのですが、
  忙しいときほど、突発的な飛び込み仕事が入ってきたりして、
  仕事の流れが急に変わってしまうことがありました。

  そうすると、どうしてもその日にやらないといけない仕事を優先し、
  次の日に回す仕事が出てきます。

  次の日は、前の日のページを見て、やり残した仕事を書き写す
  ところからスタートするわけです。

  なんで、毎日こんなにパラパラとページをめくらないと
  いけないんだろう・・・なんか無駄な気がする・・・。

  と、思い始めたが最後、この手帳を使えなくなってしまいました。
  悲しい話です・・・。


というわけで、忙しい人にはこの手帳はあまりおすすめしていません・・・。

週間タイプのシートもあるので、そちらを使う手もあると思いますが、
それだと普通の手帳とあまり変わらない気もします・・・。


熊谷式夢手帳

「一冊の手帳で夢は必ずかなう」という本を読んだ方も多いのでは
ないでしょうか。

あの本に書かれている手帳をパッケージにして市販化されたものです。

「夢・人生ピラミッド」や「未来年表」は独創的で好きです。

ただ、日々のシートは2ページで1日の構成なので、フランクリンプランナーと
共通の問題があると思います・・・。



ここまでに上げた2つの手帳は、

時間を無駄にしてしまって後悔することが多い

タイプの人にはいいと思います。

しかし、忙しくって困っている人がこれらを使うと
挫折への道まっしぐら・・・(^_^;) だと思いますよ。


超整理手帳

「超整理法」の野口悠紀夫先生考案の手帳です。

「超整理法」シリーズの書籍は非常に独創的かつ実践的で、とても
良い本だと思います。

この手帳も非常に独創的です。

1ページ1週間(見開きで2週間)の構成なのです。
ページは製本されてなくて、長い紙を折りたたんであるだけです。

その紙を広げると、8週間分が一望できるという優れものです。

どんな職種でも、

  短いスパンの仕事(その日にやっつける仕事)

  長いスパンの仕事(数日~数ヶ月かかってやる仕事)

があると思います。


またまた私の例ですが・・・

  過去に「失敗したなー」と思うのは

    重要度が高く、スパン(期間)が長い仕事

  をやるのを忘れて、

    重要度はそれほどでもない、でもスパンが短い仕事

  に時間を取られてしまったときに多いです。


この手帳は、

  いかに時間をやりくりして、スパンの長い仕事をうまくこなすか。 

という課題に対する1つの答えになっています。


と、いう感じで、独創的かつ実用的な素晴らしい手帳なのですが、
私は結局使いませんでした。

なぜなら、

  一日分の欄が小さすぎる・・・。

からなんです。
測ってみましょうか・・・。

  縦2.5cm×横7.5cmでした (ToT)

私の仕事には狭すぎました・・・。残念。


と、いうわけで、忙しい人向けの手帳って難しいです。


忙しくて困っている人は、私が開発中の手帳に期待してほしいところ
なんですが、「そこまで待てんわっ!」という方へのおすすめは


普通の手帳でも良いので、

・見開き1週間または2週間
 (時間をやりくりしやすいので)

・時間は上から下に進むタイプ(左から右へ、月曜→日曜になるタイプ)
 (横書きで記入しやすい。プロジェクト管理表などと比較しやすい。)

の条件に当てはまるものをおすすめしておきます。

私はQUOVADIS(クオバディス)というフランスのメーカーのものが好きです。

少々かさばっても大きめのものをおすすめします。
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by bizark | 2005-07-03 23:45 | 手帳の選び方
自分との約束を守るために
約束を守りましょう!・・・なんか、小学校のときの道徳の時間みたい(^_^;)

別に道徳的なことを言いたい訳ではないんです。言いたいのは、


自分との約束を守るために、まず人との約束は守ろう



ってことなんです。

例えば・・・

 友達や知り合いとの間でのちょっとした約束ってありますよね。

 ホントにちょっとしたこと・・・例えば、映画の話をしてたときに、
 「今度○○のDVDを貸してあげるよ」って言ったとか・・・、

 そんな感じの、ちょっとした約束って、よくありませんか?
 でも、特に緊急性の高いものでなかったりすると、
 忘れちゃったりしません?

 私は、よく忘れます・・・(^_^;)


で、ある日思い出して・・・

今日は時間が無いから、また今度。


なんて思ってると、また忘れてしまう。


いったん忘れてしまったことを思い出した場合には、
それに向かって行動するときに、ちょっとした敷居の高さが
ありますよね。

それをそのまま置いておくのか、それとも行動を起こすのか、
それはあなたの自由です。


でも、思い出した約束はできるだけその場で、行動に移すことを
おすすめします。

すぐに行動できないときは、手帳に書いておく。


それは友人のためでもあり、あなたのためでもあります。

忘れてしまったこと自体は、仕方のないことだと思います。
(友人には悪いですが・・・)

ただ、思い出しているのに、行動に移さないっていうのは、
あなたが自分自身に対して、


私は約束を守らない人間だ・・・。



というレッテルを貼ることになってしまうのです。

それを繰り返していると、


自分の夢や目標を達成する!という、自分との約束も
守れなくなってしまいます。

あとのばし癖のある人は成功できない、と色んな人が言っているのは
このことだと思います。


仕事でも、プライベートでも、大事な約束は守ろうとしますよね。
でも、ちょっとした約束も行動に移していきましょう。

それが、自分のためでもあるのです。


そんな約束は、相手も忘れているだろうし、今さらね・・・
と思うかもしれませんが、

きっと、その人は忘れていたことは責めずに、
憶えていてくれたことを感謝してくれると思いますよ。



p.s. 実は私も・・・

先日、とあるセミナーでお会いしたスタッフの方とお話した時に、
私が昔、スクーバダイビングのビデオ撮影に凝っていたという
話になりました。

「今度テープ送りますよ!」 と言って、1ヶ月以上経過・・・
本日に至っているのに気がつきました・・・(>_<;)

さ、今から梱包します!
あなたも忘れていた約束があれば、今日やってみませんか?
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by bizark | 2005-07-02 09:54 | 夢や目標を達成するために
書類の二度読みを防ぐには?
ビジネスの現場では、目を通さなければならない書類はたくさんあります。

メールによる連絡が増えているとはいえ、いまだに紙の書類も多いですよね。

紙の書類に向かうときに重要なことは・・・



同じ書類を2度読まない!




ということです。
これを徹底するだけで、かなりの時間が節約できます。


ところが、仕事の現場では色々な邪魔が入ります。
あなたが書類に目を通している間に、電話がかかってくることって多いですか?

電話でメモを取らないといけない場合などは、
電話の後、再度書類に向かうと


・・・どこまで読んだっけ?



てなことになったりします・・・。


そんな事態を防ぐためには、マーカーやアンダーラインをしながら読むのが
おすすめです。


どこまで読んだか分かるし、もしもう一度読む必要があっても、
目を通すスピードが格段にアップします。

ここまでは色んな人が言ってることなんですが、ここからがミナクチ流です。



ポイントは・・・

マーカーには黄色の蛍光ペンを使う。

です。

黄色の蛍光ペンが何で良いのか?

1.見た目が汚くならない
  赤ボールペンでアンダーラインとかするのは見苦しい、と思うのは
  私だけでしょうか・・・。
  

2.コピーしても写らない
  ピンクや青の蛍光ペンではコピーに出るのですが、黄色は全く出ません。
  (やったことがない人は一度やってみて下さい。驚きますよ。)

  コピーすれば、マーキングする前の原紙に戻ります。
  原紙に戻せるという気楽さから、マーキングすることに抵抗が無くなります。


マーキングする習慣は、時間の無駄を確実に減らしてくれます。
ぜひ試してみてください。


私の場合は、最近になってようやくメールよりも紙の方が少なくなりました。
それでも、一日に数十枚の書類に目を通す必要があるんですよね・・・。
完全ペーパーレス化って、いつになるのやら・・・。
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by bizark | 2005-07-01 06:05 | 明日から役立つノウハウ
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K.MinakuchiのProfile

19??
 北陸地方に生まれる
1986
 大学で化学と関西弁を学ぶ
1993
 同大学院修士課程修了。
 自動車部品メーカーに勤務
1996
 会社勤務をしながらスクーバ
 ダイビングの修行を始める
1997
 ダイビング修行の成果として
 ダイブマスターを取得
2000
 オープンウォータースクーバ
 インストラクターの資格を
 取得する
 数百人の生徒さんを海に
 案内し、人から感謝される
 喜びを知る
2000
 自ら開発した製品が大ヒット
 したのはよいが、仕事が強烈
 に忙しくなってくる。
2003
 開発した製品と共に、
 研究部門→開発部門
 →生産技術→品質保証と
 各部門を渡り歩き、各部門の
 華やかな部分と泥臭い部分
 を経験。
2005
 会社勤めの中で
 編み出した時間管理手法を
 世に問うべく会社設立。

ビジネスツールデザイナー
有限会社ビズアーク 代表

手帳研究家



信条は・・・
努力と才能ではなく、環境とツールがあなたを変える!







このブログでは時間に対する私の考えを主に述べています。
もう一つ、時間管理術のテクニック的な部分と、書評を書いているサイトもありますので、そちらも見ていただけるとうれしいです。
      

時間管理術研究所 by K.Minakuch



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